Gå til hoved-indhold

Nyhedsbrevet indeholder i januar 2015:

  • Røde felter i PersonSAG
  • Når du ikke kan finde en anmodning på en begravelse
  • Når dødsattesten ikke er elektronisk indberettet og du ikke har den i original
  • Når du sender en digital anmeldelse videre til Statsforvaltningen
  • Spørgekasse

 

Så er nyhedsbrevet tilbage efter en veloverstået jul og med ønsket om, at I også er kommet godt ind i det nye år. Her er vi i fuld gang igen og ser fortrøstningsfuld frem til 2015, hvor digitaliseringen af civilregistreringsområdet forhåbentligt for alvor rodfæster sig.

Da vi i Personsupporten først i januar 2015 tog et tilbageblik på 2014, og hvilke henvendelser vi har modtaget fra jer, kunne vi se, at der mange gange stilles spørgsmål til noget, som er beskrevet i tidligere nyhedsbreve. Deraf udleder vi, at I har et behov for nemmere at kunne finde indholdet fra de tidligere nyhedsbreve. Vi går i gang med at kigge på en løsning, der kan imødekomme dette i løbet af foråret.

Vi har i forbindelse med dette nyhedsbrev valgt allerede nu at begynde med at lave en lille opsamling af tidligere emner.

Du kan finde et link til denne opsamling her eller i menuen til venstre under punktet: ”Hvordan var det nu med...".

Røde felter i PersonSAG

Hvis der er røde forældrefelter i PersonSAG, betyder det, at du skal være ekstra opmærksom. Det røde felt viser, at der er forskel på de oplysninger, som borgeren har indtastet i anmeldelsen og de oplysninger, PersonSAG har hentet i CPR. De røde felter er kort sagt en advarsel til dig om, at du skal være særlig opmærksom i din sagsbehandling.

De helt grundlæggende spørgsmål

Fx er de helt grundlæggende spørgsmål, som du skal stille dig selv, især når forældrefelterne er røde:

  1. Er det de rigtige forældre, der ansøger?
  2. Når afgørelsen sendes til ansøgeren, får denne så oplysninger, som vedkommende ikke må få? Det er ansøger, altså den, der først har signeret ansøgningen, der får afgørelsen i sin digitale postkasse.

Eksempel 1: Adoptivforældre
Nogle nybagte adoptivforældre navngiver deres barn hurtigt, dvs. inden adoptionen er registreret i CPR. I CPR vil der derfor stå de biologiske forældre, mens der i ansøgningen står helt andre forældre. Der er rød markering, fordi forældrene i CPR og i ansøgningen ikke matcher.

Kan du i dette tilfælde behandle ansøgningen?
I dette tilfælde vil det være noget rod at overføre sagen. Du bør kontakte forældrene og forklare dem, at adoptionen ikke er registreret i CPR endnu og bede dem om at sende en ny ansøgning, når registreringen er ændret. De kan eventuelt selv holde øje ved at foretage en registerindsigt i CPR på borger.dk.

Eksempel 2: To mødre
Når et barn har 2 mødre, og det ikke er den mor, der har født barnet, som har indtastet anmodningen, vil forældrenes rækkefølge være anderledes end i CPR, men det er de rigtige personer og signaturer. At det i dette tilfælde er de rigtige forældre, kan PersonSAG imidlertid ikke genkende. Derfor er der en rød markering.

Kan du i dette tilfælde behandle ansøgningen?
Når du kan se ud fra oplysningerne, at det er de to rigtige personer, som står som forældre, bare i forkert rækkefølge, kan du problemfrit at overføre navngivningen til PERSON.

Eksempel 3: Faderskab ikke på plads.
Ved O&A og ved navngivning er det normalt, at faderskabet ikke er på plads på ansøgningstidspunktet. Der vil således ikke være en rød advarsel, hvis der ikke er en far i CPR, mens der er en far i ansøgningen. I dette eksempel er der søgt om navngivning, og både mor og far fremgår af ansøgningen. Men faderskabet er ikke på plads.

Kan du i dette tilfælde behandle ansøgningen?
Måske! Hvis barnet ikke skal have et af farens navne, og moren står som ansøger, kan du godt behandle ansøgningen, selv om der er en ekstra underskrift. Hvis det derimod ikke er moren, der står som ansøger, kan du ikke behandle sagen, da en eventuel afgørelse sendes til ansøgeren, og oplysningerne på afgørelsen har en far først adkomst til, når han er fastslået som far.

Når du ikke kan finde en anmodning på en begravelse

Det kan skyldes, at denne endnu ikke er indtastet. Er der gået for lang tid efter dødsfaldet, kan du kontakte kommunen, som jo skal anmode om begravelsen, hvis ikke andre gør det. Virker du i et område, hvor der er én bedemand eller få bedemænd, kan du overveje at kontakte dem.

Men det kan også skyldes, at anmodningen godt nok findes, men at der er sket en indlæsningsfejl i PersonSAG. Ved en sådan indlæsningsfejl har PersonSAG ikke kunnet finde bopælssognet. I få tilfælde vises navn og andre oplysninger ikke.
Dette kan du gøre:

  1. Begynd med at se, om du kan søge sagen på personnummeret.
  2. Findes sagen? I så fald er PersonSAG indrettet sådan, at du ofte kan indsætte et bopælssogn, hvis der ikke er noget bopælssogn, ved at vælge ”Indtast/Se dødsattest”. Der vil komme en menu frem, hvor du kan vælge sogn. Du skal dog være opmærksom på, at du ikke må gå videre med at registrere dødsattesten, hvis du ikke har den originale dødsattest.
  3. Er sagen på forsiden nu? Muligvis mangler der stadig oplysninger. Oplysningerne kommer, så snart personens dødsattest kommer i PersonSAG, enten når den indtastes eller når lægernes dødsattester indlæses.
  4. Hvis dette ikke virker, kan du kontakte Personsupporten.

Når dødsattesten ikke er elektronisk indberettet og du ikke har den i original

Kontakt bedemanden og bed ham om at fremskaffe attesten. Det påhviler ansøger at sørge for, at den originale dødsattest følger anmodningen.

Når du sender en digital anmeldelse videre til Statsforvaltningen

Borgere er ofte ikke forberedte på en lang sagsbehandlingstid og vil derfor ofte undre sig, hvis der går lang tid til de ”hører noget”. Ofte vil de henvende sig jer eller til os i supporten for at spørge, hvad der er galt. Det er en rigtig god idé og god service overfor borgeren, over for jer selv og overfor os, at sende borgeren en kort besked, når I videresender vedkommendes sag til Statsforvaltningen. E-mailadressen fremgår af ansøgningen.

Spørgekassen:

Spørgsmål: Nu hvor vi er gået ind i et nyt år kunne vi godt tænke os at vide hvad vi SKAL arkivere i papir ud over de håndskrevne ansøgninger og det der ikke går igennem personsag/person?

Svar: Dokumenter, som er i PersonSAG (eller som digital anmeldelse i PERSON) er gemt i PersonSAG i den foreskrevne periode. For kirkebogsarkivalier på papir er der ingen ændringer: Dokumenter, korrespondance, papirer og blanketter, som har haft betydning for sagsbehandlingen, skal arkvires i 5 og i nogle tilfælde 30 år. Der er intet ændret på disse forhold.

Med venlig hilsen

Folkekirkens IT og i særdeleshed Personsupporten