Gå til hoved-indhold

Nyhedsbrevet indeholder i november:

  • Krematorier og kirkegårde og PersonSAG
  • Digital post til anmelder eller papirpost
  • Spørgekasse

Årets sidste nyhedsbrev

Her er så årets sidste nyhedsbrev. Og her op til første søndag i advent skal vi understege, at det år, vi taler om, ikke blot er kirkeåret, men også kalenderåret. Derfor forventer vi ikke noget nyhedsbrev før sidst i januar.

Vi må også konstatere, at der er blevet mindre og mindre at fortælle idet de nye systemer kører mere og mere stabilt og efter hensigten, og at I, der betjener systemerne, også i stigende omfang er blevet fortrolige med dem.

I forbindelse med julen er der følgende åbningstider i supporten, som dog har nedsat bemanding.

Krematorier og kirkegårde og PersonSAG

Vi har nu i en periode testet udveksling af data mellem PersonSAG og et kirkegårds- og krematoriesystem. Forsøget er gået efter planen, om end der har været nogle bump undervejs. Det vil der som regel være i en test. Status er pt. den, at de kirkegårde og krematorier, som har været med i testen, fortsætter med at modtage data digitalt på samme vis julen over. Vi forlænger således testen med forventeligt de samme deltagere på digitalt som nu. I januar 2015 genoptager vi testen igen med endnu flere kirkegårde og de sidste to krematorier vil forventeligt også komme med i januar/februar.

Nedenfor gennemgås lidt nærmere om de småændringer, som I ser i PersonSAG, som følge af integrationen. Endvidere skal nævnes, at I også vil kunne bemærke, at oplysninger om brændingsdato, brændingsnummer, urne- eller jordfæstelsesdato også meldes digitalt tilbage til PersonSAG. Nogle har nævnt et ønske om synliggørelse på forsiden af, ’når alle relevante oplysninger er meldt tilbage’ fra henholdsvis krematorier og kirkegårde. Der arbejdes på at finde en løsning på dette. Krematorier og kirkegårde, som ikke deltager i testen skal fortsat melde tilbage manuelt.

>> Se evt. nærmere om testen og hvem der deltager på: http://www.kirkenettet.dk/170.html

 

Når afgørelsen skal sendes
Dette betyder, at du sandsynligvis oftere vil møde oplysningen om, at afgørelsen er sendt digitalt, som vist på nedenfor:

I dette tilfælde skal afgørelsen ikke sendes på papir til kirkegård og krematorium. Hovedreglen er nu som før: Du skal sende afgørelsen til de parter, som der er et adresseret eksemplar af afgørelsen til, samt til præst i andet trossamfund, hvis en sådan medvirker.

Når kirkegård (eller krematorium) skal ændres

Som noget nyt, får de tilknyttede kirkegårde og krematorier et advis, når PersonSAG modtager en anmodning, som involverer dem. Det kan i givet fald bruges til arbejdsplanlægning m.v. Det kan have betydning for dem, hvis informationen ændres, også inden afgørelsen sendes. Hvis de pårørende ændrer den ønskede kirkegård (eller krematoriet) før afgørelsens sendes, er der derfor kommet en ny måde at registrere det på i PersonSAG. Det gøres i menupunktet ”Indtast anmodning/ændring”.

Når du har indtastet CPR-nummer, får du nu tre valgmuligheder:

Når du vælger ”Ret”, får du en side, hvor du kan ændre kirkegård og krematorium. De får et advis, når du har trykket ”gem”.

Du vil altid efterfølgende kunne se, hvad der er ændret, af hvem og hvornår.

Ny mail fra PersonSAG
I vil nu kunne opleve, at få en e-mail fra PersonSAG med denne ordlyd:

”Du gøres hermed opmærksom på, at PersonSAG har modtaget statusoplysninger (f. eks. brændingsnummer) vedrørende |afdødesnavn|, |cprnr| fra kirkegård eller krematorium. Begravelsen er dog allerede gemt i PERSON og eventuelle rettelser skal foretages direkte i PERSON.”

Meddelelsen betyder, at der er kommet nyt fra krematorium/kirkegård vedr. en sag, som allerede er gemt i person. Oplysningen kan være brændingsnummer, brændingsdato, jordfæstelsesdato eller urnenedsættelsesdato, eventuelt også ændret kirkegård. Om der skal rettes noget i PERSON afhænger af, hvilke oplysninger der er ændret. Det kan du finde ud af ved at sammenligne PersonSAG med den registrerede begravelse i PERSON.

Digital post til anmelder eller papirpost

Som vi skrev i sidste nyhedsbrev, er nogle borgere blevet fritaget for at modtage digital post med virkning fra 1. november. I forbindelse med de ansøgninger/anmodninger, som du behandler i PersonSAG, giver ansøger tilladelse til at få svaret digitalt. I praksis sættes dette hak dog ofte af bedemanden, som har fuldmagt fra ansøgeren. I praksis har der været nogle tilfælde, hvor det var uhensigtsmæssigt at sende digitalt til borgeren.

Indtil der er etableret en teknisk løsning, som kan skelne mellem borgere, som er fritaget, og borgere, som skal modtage digital post, bliver alle afgørelser fra PersonSAG vedr. begravelse derfor, ud over at blive sendt digitalt, automatisk sendt med papirpost til anmelderen.

Spørgekassen

Jeg har lige fået en afgørelse på en navngivningssag tilbage fra Statsforvaltningen. Skal den registreres direkte i Person, og skal jeg gemme dokumenter ud over Statsforvaltningens afgørelse fysisk i mit arkiv, eller er det tilstrækkeligt, at sagen kan søges i Personsag?

Jeg synes det er ærgerligt, at jeg ikke kan gøre sagen færdig i Personsag.

Svar: Når en sag sendes til Statsforvaltningen, lukkes den i PersonSAG. Formålet med PersonSAG var netop at skabe et forholdsvis enkelt system, der skulle kunne håndtere de fleste og mest almindelige sager. Skal systemet holdes enkelt, må der også være en række ting, som systemet ikke kan. Blandt andet denne. Således må du håndtere og arkivere sagen manuelt efter, at den er vendt tilbage fra Statsforvaltningen. Statsforvaltningens godkendelse i forbindelse med en navngivning skal opbevares som et kirkebogsbilag i arkivet.

Med ønske om en rigtig glædelig jul og et godt nytår
- og med tak for samarbejdet i 2014

Personsupporten