Nyhedsbrevet indeholder i oktober:
- Test af krematoriers og kirkegårdes digitale kommunikation med PersonSAG og vice versa
- Digital Post og fritagelse pr. 1. november 2014
- Spørgekassen
Test af digital kommunikation mellem PersonSAG og krematorier og kirkegårde
Det er nu blevet tid til at tage endnu et skridt med henblik på at få krematorier og kirkegårde til at spille digitalt sammen med PersonSAG.
På mandag den 3. november i gangsættes endnu en test, hvor endnu flere udvalgte krematorier og kirkegårde vil kunne kommunikere digitalt med PersonSAG. Testen skal ses i forlængelse af en mindre test, som blev i gangsat før sommerferien, og som kun berørte en begrænset kreds af krematorier og kirkegårde i Aarhus og Roskilde.
Test2 vedrører i alt 18 krematorier og 45 kirkegårde, som vil modtage:
- digitale begravelsesanmodninger,
- digitale begravelsesafgørelser og som samtidig
- melder oplysninger vedrørende brændingsdato, brændingsnummer, jordfæstelses-/urnenedsættelsesdato digitalt tilbage til PersonSAG.
Test 2 foretages i perioden den 3. november – 26. november 2014, hvorefter det evalueres, om testen eventuelt skal forlænges.
Om anmodningen
PersonSAG sørger selv for, at anmodningen sendes til krematoriet/kirkegården. Processen er etableret efter ønske fra krematorier og kirkegårde, som vil anvende informationen om, at der er kommet en anmodning til eventuel arbejdsplanlægning.
Om afgørelsen
PersonSAG sørger også selv for, at afgørelsen sendes til det relevante krematorium/kirkegård, når I ligesom nu klikker på ”Send afgørelse”.
I de tilfælde, hvor afgørelsen skal tilgå en et krematorium og/eller en kirkegård, som ikke er med i testen, og som derfor ikke kan modtage afgørelsen digitalt, men forsat skal modtage den på papir, skal I fortsat som nu printe afgørelsen ud fra PersonSAG og sende den med papirpost, sikker mail eller med bedemanden til det relevante krematorium/kirkegård.
PersonSAG vil på ”Se afgørelse” på den første side oplyse, hvorvidt afgørelsen er sendt digitalt til et krematorium eller en kirkegård, så det er altså ikke sådan, at I skal kunne huske, hvilke krematorier henholdsvis kirkegårde, der er digitale/deltagere i testen. Det husker PersonSAG for jer. På den første side på ”Se afgørelse”, vil der således stå:
”Afgørelsen er sendt digitalt til xxxxx krematorium og xxxxx kirkegård” (hvis både krematorium og kirkegård er digitale/testdeltagere).
Hvis der er angivet en kirkegård på afgørelsen, som ikke deltager i testen, vil der som nu være et eksemplar af afgørelsen med kirkegårdens navn og adresse, og som I fortsat skal printe ud og sende jf. ovenfor. Sidstnævnte er som processen er i dag.
Der vil endvidere altid være vedhæftet en afgørelse uden adresse, som kan printes ud og sendes i de tilfælde, hvor dette måtte være nødvendigt – fx til præsten i et eventuelt andet trossamfund.
Hvad kan ellers lade sig gøre
Nedenfor er et overblik over de muligheder, som den digitale integration mellem PersonSAG, krematorier og kirkegårde endvidere giver. Det er hensigten, at alle krematorier og kirkegårde, der er digitale – dvs. som anvender et krematorie-/kirkegårdsystem kan tilslutte sig digital kommunikation med PersonSAG. Der er endnu ikke sat et tidspunkt for, hvornår systemet vil være fuldt i drift, da det afhænger af de kommende testresultater.
Hermed et overblik over flere muligheder og begrænsninger ift. den digitale integration:
- Hvis de pårørende/bedemanden henvender sig til begravelsesmyndigheden inden afgørelsen er truffet og fortæller, at de ønsker et andet krematorium eller en anden kirkegård, end det man havde skrevet i anmodningen, retter begravelsesmyndigheden det i PersonSAG, som samtidig orienterer det nye krematorium/kirkegård, såfremt de er digitale.
Det foregår under menupunktet Indtast anmodning/Ændring:
- Hvis krematorium eller kirkegård ændres efter, at afgørelsen er truffet, så kan ændringen foretages, af det krematorium/den kirkegård, som oprindeligt er opført på afgørelsen.
I vil på den sidste side i PersonSAG: ”Gem i PERSON” kunne se, om krematoriet eller kirkegården har foretaget ændringer. Det er altid det krematorium/kirkegård, der stod på afgørelsen, der vil have foretaget ændringen. Sker der flere ændringer, vil det være det krematorium/kirkegård, som sidst havde sagen, der vil have foretaget ændringen. En eventuel ændring fremgår sådan:
- Dog vil det for afgørelser, sendt på papir til ”ikke-digital” kirkegård, stadig være sådan, at processen fortsætter på papir, selv om der senere vælges en kirkegård, der anvender et digitalt system. Oplysninger om brændingsdato m.v. tilbagemeldes herefter også manuelt til begravelsesmyndigheden og rettes i PERSON. Papirgangen er dermed som i dag.
Se evt. mere om testen <link http: www.kirkenettet.dk _blank external-link-new-window eksternt link i et nyt>her.
Tilbagemeldinger
Test2 evalueres med de involverede testdeltagere, men såfremt I skulle finde fejl/uhensigtsmæssigheder i forbindelse med testen hører Personsupporten selvfølgelig gerne om det.
Disse bedes indsendes pr. mail til <link>itk-p-support@km.dk mærket: Integration PersonSAG. På forhånd tak.
Digital post og fritagelse pr. 1. november 2014
Den 1. november skal alle borgere, undtagen dem som aktivt har fået bevilliget fritagelse af kommunen, kunne modtage digital post. Samtidig skal offentlige myndigheder være kontaktbare fra borger.dk.
Den kirkebogsførende sognepræst er ikke på listen over myndigheder, som skal være kontaktbare med digital post fra borger.dk. For folkekirkens vedkommende skal alene stifterne være kontaktbare, og det er de.
I forhold til borgere, som er blevet fritaget for digital post, og som derfor har ret til at modtage breve, afgørelser m.v. i papirposten, arbejdes der på at etablere en løsning, således at disse automatisk vil modtage afgørelser m.m. på papir. Indtil da beder vi jer om at være fleksible, dvs. at hvis en borger henvender sig og anmoder om at få afgørelsen på en anden måde end digitalt, så skal vedkommende have det. Han eller hun kan allerede nu få udleveret en attest. Det er også muligt at printe afgørelsen og udlevere den, hvis borgeren beder om det.
Vi skal samtidig oplyse jer om, at selvom en borger er fritaget for digital post, så er vedkommende ikke automatisk fritaget for at anvende en digital selvbetjeningsløsning til sine ansøgninger, men vi har en forventning, at dette som oftest er tilfældet, og der derfor ikke er tale om noget egentligt problem.
Reglerne er sådan, at myndigheden (bl.a. jer) fra gang til gang skal afgøre, hvorvidt borgeren er i stand til at anvende en given selvbetjening. Kan han/hun dette, så skal han/hun dette. Hvis ikke har vedkommende ret til at søge på en papirblanket. Det foregår efter den proces og de regler, som i allerede kender og arbejder efter i dag.
I forhold til fritagelse for digital post er det en anden procedure. Her kan borgeren blive fritaget for 2 år eller tidsubegrænset. Det er kommunerne der træffer afgørelse om dette.
På den baggrund er det altså ikke givet, at en borger der er fritaget for digital post også vil være fritaget for at anvende digital selvbetjening. Dvs. vedkommende kan være nødt til at indsende digitalt, men har ret til at få svaret/afgørelsen på papir.
Spørgekassen
Hvordan kan en far som ikke er registreret som far i systemet (faderskab hos statsforvaltning) signere på en ansøgning? Det er da misvisende, når jeg må afvise navngivningen da de anmoder om farens efternavn og der ikke er tilknytning fordi faren endnu ikke er registreret? Det giver for mig ingen mening.
Svar: Anmodninger bliver sendt til signering hos den eller de personer, som ansøgeren udpeger. Udpeger moren således en person som anden forælder, vil denne som regel få en ansøgning vedr. et barn til signering. Hvordan skulle man ellers kunne afgive en omsorgs- og ansvarserklæring, hvis kun den far, som er registreret kan signere? Der vil jo typisk ikke være nogen.
Men vi må fastholde, at det ikke er PersonSAG, som foretager sagsbehandlingen. Det er sagsbehandleren, der skal sikre, at signeringerne på en ansøgning kommer fra relevante personer.