Nyhedsbrevet indeholder i september:

• Omorganisering i Folkekirkens IT og spørgsmål, der har ændret karakter
• Oprydning i PersonSAG begravelse
• Jordemødre orienteret om digital O&A-erklæring
• Spørgekassen

Omorganisering i Folkekirkens IT og spørgsmål, der har ændret karakter

Efter en stille sommer er travlheden nu tilbagevendt i efteråret.

Der har været en større omorganisering i Folkekirkens IT, og mange opgaver er blevet fordelt anderledes i den forgangne tid. Formålet med omorganiseringen er, at tilpasse supporten en ny tid, hvor karakteren af spørgsmålene er en helt anden end den var i 2003.

I 2003 var der rigtig mange generelle spørgsmål til Windows og til computere helt overordnet, fordi det var nyt.  I 2014 er der langt flere spørgsmål til specifikke fagsystemer, som ikke kan supporteres af hvem som helst (eksempelvis PersonSAG, Befordring eller Fravær). Det stiller ændrede krav til supporten, og I vil forhåbentligt i fremtiden mærke, at der også vil ske ændringer i supporten.

Nogle har måske allerede bemærket det, at vores ”gode gamle” telefonmenu med tryk 1 og tryk 2 er blevet suppleret med en ekstra telefonmenu. For Personsupportens vedkommende har vi prøvet at udskille opkaldene fra borgere fra opkaldene fra jer, de professionelle.

Netop det sidste, at I er professionelle, er det vigtigt, at vi sammen holder fast i. For vel at mærke er PersonSAG et såkaldt ”sagsbehandlingssystem”. Men det betyder ikke, at PersonSAG foretager sagsbehandlingen, men det er jer, som skal foretage sagsbehandlingen i det.

Måske giver disse 5 eksempler på supportsager et fingerpeg om, hvad vi mener.

Eksempel 1: Betaling afvist
En borger henvender sig. Hun har ikke hørt til sin ansøgning om navneændring – længe. Det viser sig, at sagsbehandleren har afvist ansøgningen, fordi der stod ”Afvist” under gebyr.

Dertil vil vi sige: PersonSAG kan ikke vurdere forskellige begrundelser for at afvise en betaling. Det er hjernearbejde! I dette tilfælde var der i begrundelsen henvist til en betaling for samme person, som dog ikke var gået igennem fordi en signering manglede. Derfor burde denne sag ikke være afvist, fordi betalingen forelå jo.
Og desuden: Hvis du afviser en ansøgning, skal du informere borgeren om afslaget.

Eksempel 2: Mor-mor eller far-far

Et forældrepar af samme køn har søgt om navngivning for deres barn. Men fordi de ikke gjorde det i samme rækkefølge, som forældrene står i CPR, lyste begge personnumre rødt på PersonSAGs side om forældrene. Sagen blev afvist.

Dertil vil vi sige: Den røde advarsel er intet andet end en advarsel. Begge forældres oplysninger fremgik af siden, blot i forskellige rækkefølge i spalten ”fra ansøgning” og ”fra CPR”. Det er ikke noget problem at arbejde videre med sagen, når du kan konstatere, at ansøgningen kommer fra de rigtige mennesker.

Eksempel 3: Ansøger er under 18

En sagsbehandler henvender sig. Foran sig har hun en ansøgning om navneændring fra en person, som endnu ikke er fyldt 18. PersonSAG oplyser, at der ikke skal være flere signaturer.

Dertil vil vi sige: Man kan ikke behandle en ansøgning om navneændring fra en person under 18. For et barn skal indehaverne af forældremyndigheden ansøge om navneændring – og barnet skal ”blot” medsignere”. Der er ikke ændret i retstilstanden. Denne ansøgning skal afvises, uanset om papir eller digital, selvom PersonSAG hævder, at der ikke skal være flere signeringer.

Eksempel 4: Tand for tunge

En borger, som i ikke ubetydeligt omfang er rasende, henvender sig højlydt til os om ”det der møgsystem”. Nu havde han travlt med pas og rejse og sådan, og sognepræsten havde lovet, at hun ville behandle sagen hurtigt, når hun fik den. Det havde de nu ventet på i flere dage, og sagen var ikke kommet frem.

Dertil vil vi sige: Kontroller lige forholdene, inden du lover noget. Pågældende ansøgning var faktisk kommet frem til den rette myndighed. Men myndigheden var ikke bopælssognet, men borgerens sønderjyske fødekommune.
Og i øvrigt: Vi hører ofte om sager, der ikke kommer frem. I mange tilfælde har sagsbehandleren ikke søgt på personnummeret, før vedkommende ringer (eller værre: får borgeren til at ringe). Vær venlig at søge på pågældendes personnummer i PersonSAGs forskellige moduler, inden du kontakter os.

Eksempel 5: Jamen, PersonSAG siger, der ikke skal være flere signeringer

Situationen er, at en borger har søgt om navneændring ved vielse. I PersonSAG oplyses, at der ikke kræves andre signeringer. Men navnet er ægtefællens.

Dertil vil vi sige: PersonSAG er en maskine. Den kan kun spørge om det rigtige, hvis den får de rigtige data. For at vide, at ægtefællen skal spørges, skal PersonSAG vide, at navnet kommer fra ægtefællen. Hvis borgeren ikke vælger ”bæres af ægtefælle” i tilknytning til navnet, man vælger ”andet” i stedet og tilføjer en lang forklaring, kan PersonSAG ikke ane, at ægtefællen skal spørges. I dette tilfælde, og i tilsvarende tilfælde, hvor pleje-/stedforældres eller samlevers navne skulle være valgt, må du som sagsbehandler bede borgeren lave en ny ansøgning med de rigtige oplysninger. Så kan de rigtige personer også signere.  

Oprydning i PersonSAG begravelse

Siden det den 9. september blev det muligt at rydde op i hængende sager, der er nu (22. september) ryddet op i knap 2100 af disse sager.

Vi har fundet én uforklarlig fejl i den forbindelse, som vi kigger på, men vi oplever ikke, at det ellers giver problemer. Hvis I observerer fejl i den forbindelse, vil vi gerne vide det.

Oprydningen skal være afsluttet inden årets udgang.

Jordemødre orienteret om digital O&A-erklæring

Vi har af og til hørt om, at forældre stadig afleverer omsorgs- og ansvarserklæring på papir, fordi det er dén, de får på sygehuset. Nu er det svært at orientere en hel faggruppe, men i sidste nummer af Jordemødrenes blad har vi fået lov til at orientere jordemødrene om, at omsorgs- og ansvarserklæringen skal være digital. Vi håber, at det hjælper.

Her kommer evt. noget om det ny sogn.dk…

Spørgekassen

Iht. udsendt vejledning (10. september) om overførsel af gamle sager. Sognet har i lang tid haft sager hængende på afdøde der er på Anatomisk Institut. Sagerne er i sin tid anmeldt af bedemand. Anatomisk Institut er IKKE opført under "Ikke standard sag" (Håndbog s. 94; B9.1)! Kan disse afsluttes efter vejledning til pkt. 6 og bare tastes i Person som før, eller skal de blot blive hængende? 

Ja. Disse kan afsluttes efter punkt 6 og tastes i PERSON sidenhen.

Jeg har netop ryddet op i PersonSAG-begravelser og det er rigtig dejligt at få gjort rent bord. Men i sager med døde der var medlem af trossamfund uden for folkekirken, ser det unægteligt underligt ud i mine øjne, at der i kirkebogen kommer til at stå: ingen kirke, ingen præst og uden gejstligmedvirken, når jeg er vidende om at der har fundet en frikirkebegravelse sted med frikirkepræst, iflg. begravelsesanmodningen. Kan man ikke åbne mulighed for, at bruge anmærkningsfeltet til den slags oplysninger, så det kommer med over i PERSON? Jeg synes det er lidt misvisende for eftertiden, når de oplysninger ikke følger med over i PERSON, det kommer til at se ud som om der overhovedet ingen højtidelighed har fundet sted, og at den afdøde er kørt direkte fra dødsstedet til kirkegården.

Med hensyn til begravelser, fører du folkekirkens kirkebog. Heri registreres folkekirkens kirkelige handlinger. At man ved begravelseshandlinger blot registrerer begravelsesstedet, skyldes ikke PersonSAG, men kirkebøgernes karakter. Dette var også sådan i papirkirkebogens tid, jf. evt. Niels Bjerregaard: Kirebogsregistrering, 1999, afsnit 11.2.4.2. Har der været en anden praksis, har den været forkert.

Jeg har flere gange fået en mail fra jer om at 'PersonSAG har modtaget besked fra Sundhedsvæsenets Elektroniske Indberetningssystem om, at der er sket en rettelse til dødsattesten vedrørende ---'.
Hvor kan jeg se hvad den rettelse går ud på? For evt. at få den rettet i PERSON

I SEI kan en dødsattestrettelse være mange ting. Lige fra en ændring af minuttallet for dødsattesten til en ændring af påtegning A eller B til påtegning C. Mange af de mulige rettelser er os dybt uvedkommende, men vi kan ikke sortere.
Derfor: Får du en sådan mail, skal du:

Slå dødsattesten op og stille dig følgende spørgsmål:

• Er den blevet til en C’er? Hvis ja, og afgørelsen er sendt, må du hurtigst muligt kontakte krematorium, kirkegård og præst.
• Er dødsdato eller dødssted et andet i PersonSAG end i PERSON? Så er det rettet i attesten. Det skal rettes manuelt i PERSON.
• Er dødsdato/-sted ændret til findedato/-sted? Du skal rette det i PERSON. For at finde ud af det, må du sammenligne dødsattesten i PersonSAG og dødsregistreringen i PERSON.

Er intet af dette tilfældet, så var det ikke vigtigt – for os.

Med venlig hilsen

Folkekirkens IT og i særdeleshed Personsupporten