Nyhedsbrevet indeholder i august:

- Udfordringer i en digital brydningstid
- Spørgekasse

Udfordringer i en digital brydningstid

Efter en god og forholdsvis fredelig sommerferie i Personsupporten er vi nu i arbejdstøjet igen. Denne måneds nyhedsbrev er særligt inspireret af nogle af de henvendelser, som vi har fået af jer. Tak fordi, at I fortsat er behjælpelige med at stille spørgsmål og komme med forbedringsforslag. Ikke alle synes, at digitaliseringen har gjort hverdagen og arbejdsrutinerne umiddelbart nemmere, og det kan der være en vis sandhed i. Andre mener heldigvis, at dét, der fungerer efter hensigten, faktisk har lettet arbejdsprocesser.

Digitaliseringen er en udfordring for os alle. Den skal modnes teknologisk og udviklingsmæssigt, og det skal I og vi og medarbejdere i den offentlige forvaltning, samt mange borgere i Danmark også. Vi skal vænne os til at give slip på vante og trygge papirprocesser. Trygheden består vel sagtens særligt i, at vi kender den - papirprocessen, fordi det har været sådan i mange år. Omvendt består trygheden næppe i, at et papirbrev sendt pr. post nemt tager 3 dage om at komme frem, og at prisen nu er 9 kr. for en normal forsendelse.

Vi kommer uden tvivl også til at vænne os til de digitale processer, men selvfølgelig først rigtigt, når alt kører, som vi ønsker det. Som I forhåbentligt kan læse, er vi i Personsupporten og Folkekirkens It helt klar over, at der stadig er ting, der skal løses. Vi ved også, at I nogle gange er særligt belastet af nogle af de udfordringer, som digitaliseringen giver. Nogle udfordringer har teknisk karakter, andre handler om samarbejde mellem involverede parter i fx en ansøgningsproces, og samtidig er det også interessant at opdage, hvor afhængige myndigheder er af hinanden. Digitaliseringen er i den forstand med til at synliggøre lige præcis de steder i vores arbejdsprocesser, hvor kæden måtte springe af.

Dødsattesten
Som eksempel på afhængigheden af hinanden fagfolk og myndigheder imellem, har I flere gange gjort os opmærksomme på, hvor besværligt og tidskrævende det kan være, hvis dødsattesten ikke indgår digitalt til PersonSAG. Det kan vi godt være enige i, og vi gør sammen med National Sundhedsdokumentation og Forskning alt, hvad vi kan, for få læger til at indberette dødsattester digitalt oftere og hurtigere. Lægerne har ifølge lovgivningen skulle indberette dødsattester digitalt siden 2007, men særligt efter at PersonSAG-begravelse er etableret, er det blevet synligt for os alle, hvor stor betydning det har, at processen følges hver gang. Her har vi nemlig hurtigt vænnet os til digitaliseringen, fordi det letter en tung manuel arbejdsproces, hvis dødsattesten kommer digitalt til PersonSAG. De ressourcer kan bruges bedre et andet sted.

Som det ser ud pt. sendes knap 60 procent af dødsattesterne igennem digitalt til PersonSAG. Der er således stadig et forbedringspotentiale. Indtil videre er vi nødt til at understrege, at hvis der ikke foreligger en digital dødsattest i PersonSAG, så skal begravelsesmyndigheden have den originale dødsattest for at kunne træffe afgørelse. Det er ikke tilstrækkeligt, at modtage en scannet kopi fra bedemanden.
Det skal også nævnes, at det kun er begravelsesmyndigheden, der kan se, om der er modtaget en digital dødsattest. Bedemanden har som udgangspunkt ikke denne oplysning.

Fødselsanmeldelse
I forhold til fødselsanmeldelsen er det på sin vis de samme mekanismer, der gør sig gældende, som ved dødsattesten.

Det er i dag således, at jordmoderen ved barnets fødsel udtager et CPR-nummer. Dette afstedkommer, at CPR-systemet automatisk sender et advis til fødesognet om, at der er udtaget er personnummer til en ny beboer i sognet. Ud over at udtage personnummer, skal han eller hun fortage fødselsanmeldelsen.

Uanset om fødselsanmeldelsen kommer på papir eller digitalt (her er regionale forskelle), skal personregisterføreren foretage fødselsregistreringen ud fra fødselsanmeldelsen og øvrige oplysninger (kontrollere køn og forældreforhold og indsætte et fødested).

Det er vigtigt at have for øje, at et advis om et udtaget personnummer (”Fødsel/slægt og fødselsregistreringssted skal verificeres”) ikke er det samme som en fødselsanmeldelse.

Afgørelser til krematorier og kirkegårde
Nogle spørger til, hvorfor der stadig skal sendes afgørelser vedrørende begravelse/ligbrænding til krematorier/kirkegårde pr papirpost. Før sommerferien begyndte vi at teste dataoverførsel mellem PersonSAG og udvalgte krematoriers og kirkegårdes systemer. Testen forløb fint, og derfor regner vi med, at krematorier og kirkegårde, som anvender et it-system, snart vil være i stand til at kommunikere direkte med PersonSAG i stedet for at kommunikere pr. brev. Selvfølgelig bliver det i hver enkelt sag tydeliggjort i PersonSAG, om I skal sende et brev eller om kommunikationen sker automatisk.

Vielse
Vi har også i Personsupporten fået henvendelse om, at navneændring i forbindelse med vielsen har været oplevet som udfordrende for borgerne.

Vi kan kun sige, at vi gør hvad vi kan for at få PersonSAG til at samspille mest optimalt med kommunerne m.fl. Bl.a. sendes der fra PersonSAG en besked om en navneændring på vielsesdagen til vielsesmyndigheden.

Spørgekassen

Er det ok at registrere en fødsel af gift mor med det samme? Før skulle vi vente i 14 dage. Skal vi kun sende en fødselsattest efter anmodning fra forældrene?

Ja. Når der foreligger en fødselsanmeldelse fra jordemoderen, kan fødselsregistrering foretages. Du behøver ikke udstede fødselsattest, medmindre forældrene (eller andre berettigede) anmoder om det.

Kan fødselsregistreringssted og dato/sted for vielse ikke lige så godt fremgå automatisk på "Afgørelse vedr. begravelse/ligbrænding", i lighed med navn, cpr, adresse etc.?

Da PersonSAG-begravelse blev lavet, havde vi ikke adgang til disse oplysninger. I forbindelse med indføringen af ”det blå PersonSAG” senere, skaffede vi adgang til denne og flere andre oplysninger, som blev indarbejdet i ”det blå”.

Det er også et ønske herfra, at PersonSAG-begravelse selv henter flere oplysninger i CPR. Derfor skal vi heller ikke udelukke, at det sker i en fremtidig omlægning af PersonSAG-begravelse. Men nærmere kommer vi det ikke nu.

Med venlig hilsen
Folkekirkens It og i særdeleshed Personsupporten