Nyhedsbrevet indeholder i uge 15:
- At sende sager til Statsforvaltningen
- Har du styr over konfirmanderne?
- Hvordan du sender sikkert til Statsforvaltningerne
- Spørgekassen
At sende sager til Statsforvaltningen
PersonSAG har en funktion, hvor man kan sende sager til Statsforvaltningen. Funktionen sender en pdf-blanket med ansøgningen direkte til Statsforvaltningen med en sikker e-mail. Der er ikke ændret i nogen regler for, hvornår sager skal sendes til Statsforvaltningen, hvilket fremgår af Vejledningen om Navne eller af Børneloven.
Når du vælger at sende til Statsforvaltningen i PersonSAG, kommer der et vindue frem, hvor du kan skrive en besked til Statsforvaltningen. Her kan du bl.a. skrive, hvorfor du sender til sagen videre til Statsforvaltningen. Derudover har Statsforvaltningen i flere tilfælde brug for lidt ekstra information:
Det fulde navn
Det som Statsforvaltningen modtager ved en navneændring, er oplysninger om de navnedele, som ønskes ændret. Men Statsforvaltningerne ønsker også information om det fulde navn, som I derfor bedes påføre i beskeden til Statsforvaltningen..
Betalingsforhold
Når du sender en navneændring til Statsforvaltningen, er det stadig dig, der skal påse, at den nødvendige betaling foreligger, før den videresendes til Statsforvaltningen. For god ordens skyld bør du notere betalingsforholdene i den besked, du skriver til Statsforvaltningen.
Vedhæftede filer
Som det er nu, medsendes vedhæftede filer ikke til Statsforvaltningen. Det vil sige, filer som du selv har vedhæftet i PersonSAG, eller som borgeren har vedhæftet ved indsendelsen. Vedhæftede bilag skal du indtil videre sende i en sikker e-mail til Statsforvaltningen. Husk at anføre, hvilken sag de vedrører. Nederst i dette ugebrev finder du en genopfriskning af, hvordan man sender sikkert.
Fremadrettet er det tanken at indrette PersonSAG således, at du får mulighed for at vælge at sende dokumenter, som er knyttet til sagen.
Har du styr over konfirmanderne?
Vi kan desværre ikke bidrage med pædagogiske fif. Men for at forhindre, at nogen kommer galt af sted og glemmer en konfirmand, bringer vi denne oplysning:
Efter omlægningen af CPR og den elektroniske kirkebog forleden, har vi måttet konstatere, at der pludselig er begyndt at være fejl på konfirmandlisterne i PERSON, hvor vi flere gange har set, at den eller de første i alfabetet (efter efternavn) mangler.
Du kan se, om det er tilfældet, når du udtrækker listen. I det viste tilfælde viser den 19 ud af 21 konfirmander på holdet.
Desværre kan vi ikke pege på en nem løsning på dette problem, ud over at slå de manglende konfirmander op og finde adresseoplysninger m.m.
Problemet er fejlmeldt hos leverandøren.
Hvordan du sender sikkert til Statsforvaltningen
Du skriver en e-mail på helt almindelig vis. Når du har skrevet meddelelsen, finder du modtagerens adresse, i dette tilfælde Statsforvaltningen, (det kan også være en kommune eller en skifteret).
Ved at trykke på ”Til”-knappen i en ny mail og skriv ”navn” i søgefeltet efterfulgt af et mellemrum og de første bogstaver i myndighedens navn.
Markér den relevante adresse, tryk ”Til” og ”OK”.
Efter ”OK” kommer du tilbage til selve meddelelsen. Her markerer du ”Send attest” øverst til venstre og trykker på ”Send”.
Meddelelsen er nu sendt sikkert til den valgte myndighed.
Spørgekassen
Hvordan sletter man en navneændring sendt til vielsesmyndighed fra systemet, når brylluppet efterfølgende aflyses?
For nu at være ærlig, så har vi ikke overvejet, at dette overhovedet var en mulighed. Det medtages ved førstkommende rettelse.
En anden ting, som vi i forbindelse med navneændring på bryllupsdagen er blevet opmærksomme på er, at det er uhensigtsmæssigt, at man skal sende til vielsesmyndigheden, når vielsen allerede er sket. I de tilfælde bliver du nødt til sende til dig selv, før du gemmer navneændringen.
Når jeg afviser en navneændring, står der, at det skal begrundes, men der kommer ikke et felt op, hvor man kan skrive en begrundelse. Indtil nu har jeg ringet og fortalt borgeren, hvorfor jeg har afvist sagen. Er det måden at gøre det på - eller er der et felt, jeg har overset?
Nej, du har ikke overset et felt. Men vi tillader os at minde om, hvad der står i vejledningen om afvis-knappen: ’Afvis Sag’: Hvis du anvender denne knap, er det, fordi du må afvise sagen af juridiske grunde, altså med baggrund i det gældende regelsæt. Bemærk: I så fald har ansøgeren krav på et afslag. Hvis ansøgeren kræver det, skal afslaget tilmed være skriftligt. Men det vil nok oftest være den bedste løsning at tale om tingene. PersonSAG foretager sig intet udover ”bagved” at markere ansøgningen som afvist og at fjerne sagen fra forsiden.
Når jeg overfører en navneændring fra PersonSAG får jeg ”Fejl 419: Der skal være ændret i enten fornavn, mellemnavn eller efternavn”. Men der er ændret. Mellemnavnet er slettet.
Fejlmeddelelsen betyder, at CPR mener, at personen allerede hedder det, du prøver at registrere. Vi ser det ofte ved en ansøger, som bortkaster et mellemnavn uden at tage et nyt. I de tilfælde bliver du altid nødt manuelt at indtaste et mellemrum i mellemnavnsfeltet under ” Der skal berigtiges i det ansøgte”. Se evt. nyhedsbrev uge 10.
Med venlig hilsen
Folkekirkens It
Person-Supporten